Большинство компаний требуют, чтобы сотрудники писали отчет о командировке www.piterholl.ru после каждой поездки. Не существует единственного правильного способа составления отчета о командировках.
Отчеты о командировках обычно оформляются в виде меморандума, то есть с указанием цели поездки, куда вы отправились, кого вы встретили, что вы сделали, что вы узнали, какие рекомендации вы имеете, и какие действия вы предпринимаете или будете предпринимать.
Рекомендуется вести записи на протяжении всей поездки и составлять отчет о командировках как можно скорее после командировки, то есть, пока еще все детали держатся в вашем уме.
В интернете есть образцы отчета о командировке, составлены от имени менеджера или спонсора командировки (если это не одно и то же лицо). На основании образца вы можете создать свой отчет. Начните с заполнения имен и даты написания отчета.
Затем заполняется обзор командировки, т.е. где, когда и почему. Вы указываете, куда вы отправились (пункт назначения поездки), даты вашей поездки (период поездки), цель вашей поездки (например, встреча с клиентом, семинар и т. а.), а затем краткое описание поездки.
Описание должно объяснить причину вашей поездки. Например, если вы продавец или региональный менеджер, то целью вашей поездки может быть «посещение клиентов», а в описании будет более подробно объяснена ваша цель их посещения. Описание может быть «посещением всех клиентов с истекающими в течение следующих 6 месяцев контрактами» или «посещением ежегодного приема клиентов в определенной области».
Затем вы указываете обобщенные отчеты о вашей поездке. То, как вы пишете, зависит от цели вашей командировки. Если вы посещали собрания, вам следует указать, с кем вы встречаетесь, цель встречи и ее результаты. Если вы посещали семинар, вам следует указать цель семинара и перечислить основных докладчиков.
Не забывайте всегда сосредотачиваться на ключевых событиях и проблемах, чтобы четко обозначить основные моменты вашей поездки. Возможно, нужно будет использовать маркеры, они помогут выделить ключевые вопросы.
Действия из командировки рекомендуется выделить в отдельном разделе. Например, если вам нужно «посетить район еще раз в течение следующих трех месяцев, чтобы поработать с оставшимися клиентами с истекающими контрактами», или если «отдел продаж и маркетинга должен оценить стоимость и выгоды от изменения ежегодного приема клиентов на два раза в год».